אחרי שהמשרד שלכם עובר מספר שנים, כנראה שיגיע שלב שבו תצטרכו להרחיב אותו. בהרחבת המשרד עליכם להבין מה בדיוק הצרכים שלכם, ולמקד את התקציב שיש לכם בדברים שבאמת יעזרו לכם לקדם את המשרד. כדי שלא תמצאו את עצמכם מוציאים חלק ניכר מהתקציב שלכם על דברים שאתם לא באמת צריכים, אנחנו כאן כדי לספר לכם איך לעשות את זה נכון.
מכונות חישוב
הדבר הראשון שאותו כדאי לכם לשים במשרד החדש אלו מכונות חישוב מקצועיות. בעוד שבעבר מחשבון היה מסוגל לבצע עבורכם רק את ארבע פעולות החשבון, כיום מחשבונים הפכו לאמצעי טכנולוגי רב עוצמה שמאפשר לכם לבצע מגוון גדול יותר של חישובים. את המחשבון תוכלו להתאים לתחום העיסוק של המשרד שלכם, מה שיהפוך את העבודה שלכם להיות הרבה יותר יעילה.
ריהוט מתאים
הרחבה של המשרד נעשית בדרך כלל יחד עם הגדלה של כוח האדם בו. ברגע שיש לכם עוד כוח אדם אתם צריכים לדאוג לו למקום נוח לעבוד בו, וזה אומר שעליכם לרכוש ריהוט חדש למשרד. מלבד החשיבות הרבה שיש בריהוט נוח, כדאי גם לחשוב על אופציה של חלוקת המשרד למספר חללי עבודה.
בדרך כלל במשרד גדול יש מספר תחומי עיסוק, וכדי ליצור הפרדה ביניהם כדאי לאפשר לכל תחום חלל עבודה נפרד עבור העובדים בתחום הזה. הפרדה שנעשית באמצעות רהיטים אינה הפרדה הרמטית, כך שמצד אחד המשרד שלכם ימשיך להיות משרד אחד, אך לכל עובד תהיה את פינת העבודה הפרטית שלו.
כספות
במשרד גדול שבו מתרחבים תחומי העיסוק, יש כנראה חומרים ומוצרים נוספים שעליהם אתם צריכים לשמור בצורה קפדנית יותר. זו בדיוק הסיבה שעליכם לוודא שיש לכם במשרד כספת איכותית. הכספת צריכה להיות מוגנת עד כמה שאפשר, וחשוב שתחזיקו אצלכם מפתח לה למקרה שבו אתם לא מצליחים לפתוח אותה בצורה המקובלת. מומלץ להתקין את הכספת במקום נסתר.
ציוד מתכלה
הדבר האחרון שאותו צריך לזכור הוא הציוד המתכלה במשרד שלכם. ציוד מתכלה כולל כלי כתיבה, ניירת, מוצרים למדפסת ולמעשה כל מוצר שאותו אתם צריכים להזמין באופן קבוע אחת לזמן מה. ברגע שהמשרד שלכם גדל עליכם לזכור להגדיל את כמות ההזמנות שלכם, כדי לא להגיע למצב שבו לחלק מהעובדים שלכם אין את כל הציוד שהם צריכים על מנת לעבוד בצורה שאתם מצפים מהם.
לסיכום
הרחבת המשרד דורשת מאיתנו לא מעט מחשבה, וכדי לעשות אותה נכון אנחנו צריכים להקפיד לקנות רק את מה שבאמת נדרש כדי שהמשרד יתפקד טוב יותר. הדבר הראשון שאותו כדאי לרכוש אלו מכונות חישוב, שיוכלו לעזור לנו בניהול יעיל יותר של עבודת המשרד. בנוסף, מומלץ להתאים את הריהוט לגודל של המשרד, ולחשוב על האפשרות לייצר בתוך משרד אחד מספר חללי עבודה שונים.
